Visselblåsarfunktion för att larma om missförhållanden
Vad är en visselblåsarfunktion?
Visselblåsarfunktionen är en viktig del i arbetet med att upptäcka och hantera missförhållanden inom olika verksamheter, däribland vår organisation. Tjänsten gör det möjligt att anonymt larma om oegentligheter, som sedan hanteras av en extern och objektiv partner.
Syftet med visselblåsarfunktionen är att medarbetare, och andra med arbetsrelaterad koppling till Lottas Omsorg, skyddat ska kunna rapportera om missförhållanden inom företaget. Det innebär att företaget inte får vidta någon form av repressalier eller hindra rapportering, samt att den rapporterande personens uppgifter är skyddade av sekretess.
Visselblåsarfunktionen syftar också till att uppfylla lagstiftningens krav på interna rapporteringskanaler enligt lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden.
Vad kan anmälas?
Genom den här funktionen kan vi rapportera om missförhållanden och oegentligheter av olika slag, såsom korruption, misshushållande med allmänna medel, miljöbrott, bedrägeri, diskriminering, trakasserier eller andra regelöverträdelser, med det gemensamt att det finns ett allmänt intresse av att det kommer fram.
Förhållanden som endast rör den rapporterande personens egna arbets- eller anställningsförhållanden, eller en konflikt med en annan medarbetare, liksom allmänna missnöjesyttringar, saknar som regel allmänintresse och omfattas därför vanligen inte av lagstiftningen.
Det är alltid viktigt att vi har allmänhetens förtroende och att allmänna medel hanteras ansvarsfullt. Missförhållanden som rör offentlig upphandling och andra ekonomiska oegentligheter inom verksamheten, kan därför också rapporteras genom visselblåsarfunktionen.
Tänk på att du ska ha skälig anledning att anta att informationen som lämnas är sann, eftersom du annars inte omfattas av det lagstadgade skyddet. Exempelvis omfattas inte illvilliga rapporter, rapporter av okynneskaraktär eller anklagelser utan grund, varför anonymitet inte kan garanteras i dessa fall.
Vad kan inte anmälas?
Ärenden som handlar om den enskildes egen arbetssituation, liksom mindre förseelser, klagomål och allmänt missnöje, hanteras inte via visselblåsarfunktionen eftersom det finns andra rapporteringskanaler för detta.
Även om dessa situationer inte är en fråga om missförhållanden då visselblåsarfunktionen ska användas, vill vi att medarbetare regelmässigt tar upp eventuella problem som de upplever inom organisationen, i första hand med sin närmaste chef.
Vem kan anmäla?
Samtliga anställda, och andra som har en arbetsrelation till Lottas Omsorg har möjlighet att använda visselblåsarfunktionen.
Det innebär att även praktikanter, volontärer, konsulter, leverantörer och andra samarbetspartners kan rapportera om missförhållanden.
Vem kan anmälas?
Företaget som sådant, i egenskap av verksamhetsutövare, eller personer anställda av företaget.
Hur anmäls ett visselblåsarärende?
Tips som faller inom ramen för visselblåsarfunktionen anmäls via en digital rapporteringskanal, där uppgiftslämnaren lämnar sitt tips. Lottas Omsorg ser till att anställda och andra berörda får tillgång till länken via exempelvis hemsida och intranät.
Systemet hanteras av en extern och oberoende aktör, för närvarande CRD Protection, som har lång erfarenhet av utredningar inom både privata och offentliga verksamheter i Sverige. Utöver den digitala rapporteringskanalen finns möjlighet att anmäla missförhållanden till CRD Protection via telefon (090-77 79 00) eller på ett möte vilket bokas via telefon.
Hantering av tips och utredningar
Visselblåsarfunktionen består i huvudsak av en rapporteringskanal samt en mottagnings- och utredningsfunktion. Rapporteringskanalen och mottagningsfunktionen hanteras av CRD Protection. Utredningsfunktionen hanteras av CRD Protection eller av annan extern part.
CRD Protection agerar självständigt i all juridisk bedömning och i kontakten med visselblåsaren, samt i värnandet av anonymitet och sekretess. Under hela processen sker dock en väl avvägd återkoppling till styrgruppen på företaget, i enlighet med lagstiftningen på området, i syfte att på bästa sätt komma till rätta med eventuella oegentligheter. Anlitar styrgruppen CRD Protection för utredningsuppdrag, bedrivs utredningen självständigt och oberoende utifrån det tilldelade mandatet.
Uppgiftslämnaren behöver aldrig uppge sin identitet och kan under hela processen använda en anonym lösning för tvåvägskommunikation med den externa utredningsfunktionen för att kunna svara på följdfrågor och ta del av återkoppling i ärendet.
Tips som inte ligger inom ramen för visselblåsarfunktionens uppdrag utifrån lagstiftningen, exempelvis om det handlar om missförhållanden som inte är av allmänintresse, skickas till berörd avdelning i verksamheten för hantering och åtgärd.
Sekretess
Den digitala rapporteringskanalen är ett säkert sätt att anonymt tipsa om ett missförhållande och allt material hos den externa aktören raderas när det inte längre behövs och senast två år efter avslutat utredning. Uppgiftslämnare kan använda en dator eller enhet utanför arbetsgivarens nätverk vid rapporteringen för att skydda sin identitet ytterligare, genom att då förhindra att IP-adressen går att spåra till arbetsplatsen.
Spara användarnamn och lösenord!
Kom ihåg att spara användarnamn och lösenord som genereras när du skickat in ditt ärende, och logga regelbundet in för att anonymt kunna följa ditt ärende och svara på följdfrågor från mottagnings- och utredningsfunktionen. Inom sju dagar får du en återkoppling på att ärendet har mottagits. Vid frågor om visselblåsarfunktionen kan du vända dig till utredning@crdprotection.com. Gällande verksamhetens hantering av visselblåsarärenden kan du vända dig till närmaste chef eller kontaktperson i organisationen.